Comunicati stampa

L’archivio è, nell’immaginario collettivo, quel luogo polveroso dove vengono accatastate alla rinfusa scatole e scatoloni pieni di documenti che non servono più. Invece l’archivio, in un ufficio, è una parte fondamentale dell’attività, perchè conserva lo storico che deve essere facile da consultare e semplice da trovare. Non dimentichiamo che ci sono documenti fiscali che vanno conservati anche per 10 anni e che devono essere consultabili in ogni momento, in caso di bisogno. È quindi auspicabile avere un archivio sempre ordinato e facilmente accessibile.
Come organizzarsi al meglio?
Innanzi tutto individuiamo una stanza adatta, sufficientemente ampia (no sottoscala!) e attrezziamola con pratiche scaffalature in metallo da terra fino al soffitto. Qui collocheremo i documenti da conservare, raggruppati per categorie omogenee (es. Fatture di vendita, banche, preventivi, ecc) e suddivisi per anno contabile.
Tutti i documenti dovranno essere ben organizzati in contenitori adatti, normalmente i classici faldoni a due o quattro fori. Ne esistono di mille tipi diversi, più o meno robusti, con custodia protettiva, di vario spessore, e infiniti colori. Per comodità possiamo anche attribuire un colore diverso ad ogni categoria di documento (es. blu ai documenti bancari, giallo alle fatture fornitori, ecc.) per facilitare la ricerca tra gli scaffali nel momento di necessità. I faldoni sono disponibili nel formato classico, adatto a contenere fogli A4 anche imbustati nelle cartelline di plastica trasparenti con la foratura laterale, per meglio proteggerli dalla polvere. I documenti più vecchi e meno consultati, si potranno riporre in comode e robuste scatole di cartone, che verranno collocate nei ripiani più alti degli scaffali. La cosa importante è scrivere sempre chiaramente, magari con un pennarello a punta grossa, il contenuto di ogni scatola. Idem sulla costa di ogni faldone.
I documenti più delicati possono essere archiviati nelle cosiddette scatole progetto in plastica, con chiusura a bottone, ed etichetta sul dorso, anche queste disponibili in colori e spessori diversi.
Se in ufficio utilizzate le cassettiere metalliche con le classiche cartelline di cartone, potete conservarne il contenuto in archivio usando gli appositi contenitori in plastica per cartelline sospese, anche questi debitamente etichettati ed ordinati su uno scaffale espressamente dedicato.
Per i documenti meno importanti, non fiscali, di esclusivo uso interno, potrete utilizzare le scatole di cartone in cui vi viene consegnata la carta per la fotocopiatrice. Sono sufficientemente robuste, già dotate di coperchio, facilmente etichettabili soprattutto gratuite. Tenetele da parte che prima o poi vi serviranno. Evitate però di avere scatole impilate per terra, che rendono difficile o addirittura pericoloso l’accesso all’archivio. Piuttosto eliminate periodicamente ciò che non serve più per fare spazio al nuovo.